Table of Contents
Fișiere atașate per partener
Pentru a gestiona relația cu furnizorii și clienții ai nevoie de mai mult decât datele de contact. Cu mulți parteneri ai contracte și alte diverse fișiere, informații și acte la dosar.
În Expert Accounts poți atașa toate aceste documente și fișiere la numele partenerului, și nu mai este nevoie să cauți în dosare în momentul în care vrei să consulți o informație.
La “Parteneri Comerciali” poți atașa fișiere sau scanări de contracte, CUI etc.
Mai mult decât atât, poți stabili pentru fiecare partener nivelul minim de acces de care are nevoie utilizatorul pentru a-l vedea.
Astfel, majoritatea operatorilor tăi nu vor putea vedea informațiile clienților și furnizorilor “confidențiali”.
Simplu și ușor de folosit, oricine poate opera
În orice soft ERP, instruirea operatorilor consumă timp și greșelile de operare sunt inerente. Toate acestea înseamnă costuri.
Expert Accounts e proiectat să taie astfel de costuri printr-o interfață inteligentă.
Toate operațiile, toate documentele, de gestiune stocuri și contabilitate, se introduc foarte simplu, într-o singură pagină de operare.
În acea pagină, operatorul poate face doar tipurile de operații la care a primit acces. Fiecare operație are ajutor interactiv prin tool-tip-uri care apar la mișcarea mouse-ului pe zona de interes.
Economie de timp la adăugarea de client sau furnizor nou
Una dintre cele mai apreciate funcționalități ale Expert Accounts este automatizarea creării unui client sau furnizor nou în sistem.
Când se operează o factură sau recepție, și firma parteneră nu se află în baza de date, ea se poate adăuga automat fără a fi necesară introducerea manuală a datelor firmei.
Este suficient să se introducă codul fiscal, și sistemul interoghează online baza de date VIES cu toate firmele din Europa, verifică dacă codul fiscal este corect, verifică dacă firma este sau nu plătitoare de TVA și completează automat toate datele firmei: denumirea, localitatea, adresa, număr registru comerț.
Avantajul principal este că datele sunt sigur corecte, nu ai firme duplicate și mai faci economie de timp și efort.
Transfer cu "semnătură electronică"
Transferul între gestiuni este o operație banală. Dar dacă ai puncte de lucru, o simplă operație de transfer poate fi insuficientă.
De ce? Pentru că între ieșirea mărfii cu aviz din gestiunea sursă și recepția mărfii la destinație are loc un transport, care poate ajunge la destinație doar a doua zi. Și mai există și posibilitatea ca marfa descărcată să nu corespundă cu cele scrise pe aviz.
În Expert Accounts operațiile de transfer cu confirmare de primire țin evidența mărfurilor aflate în transport și permit o “semnătură electronică” la recepția mărfurilor la destinație.
Transferul cu confirmare este format din doi pași:
1.Transfer confirmat -Livrare : se generează avizul de însoțire, cu listarea adreselor punctelor de lucru sursă și destinație
2.Transfer confirmat -Primire : se generează NIR pentru fiecare aviz, printr-un click dat de operatorul din punctul de lucru destinație.
Între momentul livrării și momentul primirii, stocurile aflate în tranfer apar în lista de stocuri la coloana specială “stoc în transport”
Securitate internă Accesului unui operator exclusiv de la birou
Unii consideră că cloud computing are o problema de securitate internă, că angajații pot accesa datele firmei din locuri “neautorizate”.
Pentru astfel de cazuri, Expert Accounts are răspunsul: certificatul de acces instalat doar pe anumite calculatoare de la sediul firmei.
Se poate restricționa accesul pentru anumiți utilizatori (de regulă cu nivel redus de acces), în așa fel încât să poată intra doar de pe anumite calculatoare pe care administratorul instalează un certificat de acces. De exemplu, în acest fel un utilizator nu poate intra în aplicație decât de la birou.
La “Administrare utilizatori”, după ce ați făcut “Administrative login”, puteți stabili care utilizatori trebuie restricționați pe bază de certificat de acces..
Certificatul de acces pe calculatorul de pe care doriți să intre acel utilizator se instalează în aplicația ERP, la “Access policy”, de un utilizator privilegiat.
Grafice interactive - analiza afacerii poate fi și relaxantă
Multe applicații au grafice frumoase, dar nu toate sunt ușor de citit. Poblema apare când elementele din grafic sunt multe, înghesuite și mărunte, fiind greu de descifrat care ce reprezintă. În Expert Accounts, graficele sunt interactive.
Dacă pe un grafic sunt multe elemente și ele sunt greu de deosebit sau de citit, e suficient să dai click pe lupa de zoom cu (+) și graficul se mărește pentru a fi mai ușor de citit. Se poate mări până la de 20 de ori dimensiunea originală și apar automat scroll-bars pentru poziționare în pagină.
În plus, când ai cursorul mouse-ului pe o felie, bară sau linie de grafic, îți apar în tooltip detalii despre acel element: denumire, valoare sau procent.
În majoritatea paginilor care au grafice, poți da și click pe o felie, bara sau linie de grafic și sistemul îți va arăta detaliile pentru acel element, sau se face o explorare a conținutului acelui element.
Cu astfel de grafice, analiza business-ului tău poate fi o activitate recreativă si relaxantă.
Vrei să emiți facturile rapid, din tastatură, fără să ai nevoie de mouse?
O problemă cu care se confruntă multe aplicații ERP pe web, de tip cloud computing, este interfața greoiae de lucru, care necesită folosirea mouse-ului pentru orice acțiune și are limitările interfeței clasice HTML: liste de căutare fără cap tabel, popup-urile greoiae etc. Aceasta face ca emiterea unei facturi cu multe poziții să dureze foarte mult.
Expert Accounts a rezolvat această problemă prin crearea unei interfețe web prietenoase, care arată ca o aplicație clasică desktop, mai ergonomică decât interfețele web obișnuite. Operarea documentelor e foarte rapidă, folosind doar tastatura.
Căutarea articolelor sau a clienților se face în liste derulante cu mai multe coloane, fără popup-uri care fac trafic și se încarcă încet.
Nu este necesară nici instalarea vre-unui program sau plug-in.
Este o aplicație web-based care funcționează pe orice calculator, în browserul web (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome etc). Funcționeaza pe Windows, OS X (Mac), Linux, Android, iOS (iPhone, iPad) etc.
Controlează-ți afacerea de pe tabletă
Fiind o tehnologie cloud computing, Expert Accounts îți oferă mobilitate - ai informațiile de management în timp real - de oriunde, pe orice calculator, tabletă iOS/Android sau smartphone.
Ai o soluție completă care integrează vânzările, stocurile, salarizarea și contabilitatea - fără să faci nici o investiție.
Ca un ERP care se respectă, ai veniturile și cheltuielile pe centre de cost - poți defini un centru pentru fiecare magazin sau activitate.
Ai rapoarte și grafice interactive pentru Analiza vânzări cu costuri și profit pe articole, facturi, clienți, agenți sau furnizori, Dinamica vânzărilor, Vechimea facturilor, Vechimea stocurilor și altele.
"Save a tree" - economisește hârtia
Acum legea îți permite să trimiți factura la client prin e-mail, fără să fie nevoie să o listezi. Cu Expert Accounts reduci costul cu hârtia și listarea, în două moduri:
1. Cu un click trimiți exemplarul clientului prin e-mail, pentru că sistemul știe adresa clientului.
2. Listezi chitanța de încasare sau factura cu 2-3 poziții câte două exemplare pe o coală A4, și apoi rupi hârtia la jumătate și ai două copii ale documentului.
Pentru aceasta, la “configurări contabile”⇒“documente” alegi raportul “factura2ex”.
Lucrul colaborativ este un ajutor important al afacerii tale
Avantajul pricipal pe care îl aduce o aplicație de tip cloud și Expert Accounts este lucrul colaborativ online în timp real.
Operatorii tăi facturează la depozit, agenții iau comenzi sau facturează pe teren, contabilul tău supervizează totul online, pentru ca tu și directorii tăi să aveți informațiile corecte și în timp real pe tabletă, laptop sau telefon.
Toată lumea implicată e online în timp real, și fiecare accesează datele și paginile la care are drept de acces. Sistemul este conceput cu diferite pagini specializate pentru utilizatorii non-contabili și contabili.
Să plătești chirie pe soft, sau să îți cumperi soft?
Mulți cred că e mai bine să folosești un bun pe care îl ai în proprietate, decât să plătești chirie. În multe cazuri este adevărat. În alte cazuri, preferi să folosești banii pentru rulaj comercial și să închiriezi un utilaj cand ai nevoie de el. Pe de altă parte, mulți proprietari de imobil plătesc o rată la bancă mult mai mare decât ar fi plătit pe chirie.
Dar când vorbim despre software, e cu totul altă poveste. Nu seamănă deloc cu bunurile fizice mobile sau imobile. Pentru că licența software nu este un obiect pe care îl ai în proprietate - este doar un drept de folosire.
Nu ești client captiv și faci ce vrei cu datele tale
La ExpertAccounts nu ești un client captiv: nu e nevoie de abonament lunar pe o anumită perioadă contractuală și nu ai taxare automată sau alte tertipuri, ca și la alte sisteme.
Tariful de acces la aplicație este pre-plătit, și e calculat per utilizator pe zi. Este decizia ta cât timp dorești să plătești accesul.
Poți plăti o perioadă de minimum 30 de zile. Dacă ai mai mulți utilizatori, sau plătești pentru o perioadă mai lungă, primești automat discount de până la 30% și ajungi să plătești pentru un utilizator doar 1 leu pe zi pentru un sistem ERP performant.
Dacă după o perioadă decizi că ai nevoie de mai puțini utilizatori sau de mai puține module, plătești mai puțin.
Dacă te hotărăști să renunți la aplicație, nu ai nevoie de acordul ExpertAccounts pentru asta. Poți să îți downloadezi oricând toată baza de date într-un format în care poate fi importată în alt sistem, dupa care poți să îți ștergi contul și baza de date de pe ExpertAccounts
Dacă totuși dorești să mai poți accesa o perioadă datele tale din ExpertAccounts, nimic mai simplu: nu îți ștergi contul și baza de date, și vei avea acces la rapoarte, dar nu vei mai putea introduce sau modifica date decât dacă plătești tariful de acces.
Cloud computing înseamnă costuri reduse
Vremurile s-au schimbat!
Acum nu mai trebuie sa investeşti in licențe software și servere. Acum poţi folosi tehnologii avansate accesibile până nu demult doar celor mai mari.
Cloud computing este noul trend în IT și Expert Accounts este un ERP de tip cloud, adică rulează pe mai multe servere sincronizate, în diferite data-centere. Cu ExpertAccounts ai un ERP cu investiție ZERO - nu cumperi nimic, plătești doar tarif de acces.
În plus, elimini costurile cu infrastructura IT: nu ai nevoie de servere, licențe, backup sau administrare rețea. Reduci și costul cu resursele umane. Operatorii pot fi instruiți extrem de rapid, ei necesită un nivel redus de cunoștințe. O secreatară sau vânzătoare poate introduce documente contabile, fără cunoștințe contabile.
Reduci și costul cu contabilitatea. În loc să plătești contabilul pentru introducerea documentelor, îl plătești doar să supervizeze introducerea datelor și să depună declarațiile fiscale. Ai in plus certitudinea că operatorii au introdus totul corect și la zi și rapoartele tale sunt corecte. Expert Accounts face un trafic de date redus și e optimizat să funcționeze și pe conexiune lentă la internet, chiar și internet mobil fara acoperire 3G.
Îți faci griji pentru siguranța datelor tale pe internet?
Mulți se tem că ar fi periculos să ai “datele pe internet”, în cloud computing. Nimic mai greșit. Cel mai periculos e să ai datele pe calculatorul sau serverul tău legat la internet, dacă nu știi să îl securizezi.
Operatorii de cloud computing, inclusiv ExpertAccounts, acordă o importanță majoră securității și se bazeaza pe profesioniști cu experiență în probleme de securitate.
Diferența între securitatea datelor în cloud comparată cu securitatea la tine pe calculator e similara cu diferența între serviciul de paza la o banca si la tine acasa. Securitatea datelor este obiectivul nostru principal.